人材派遣の面接の辞退メールに返信がこない場合は？
もう一度メールを送ってから電話連絡をすることも検討しましょう
人材派遣の面接を辞退するメールを送っても返信がこないときは、まずは宛先を間違えていないか確認しましょう。そして、先方に辞退メールが届いているか確認して下さい。
宛先を間違えていなければ、人材派遣会社の担当者が多忙で返信できていないケースもあるので一週間ほど待ちましょう。それでも辞退メールに対する返信がこないのであれば、念のため軽いリマインダーメールを送ったり、電話で連絡をしたりするようにして下さい。
担当者に電話が通じたら、辞退メールを送信した旨とその日時を知らせてから面接を辞退することを伝えましょう。面接担当者の忙しさを考慮することが大切です。返事がすぐにこないこと自体は珍しくありません。
きちんと連絡を取らないとトラブルに発展することがあります
人材派遣の面接を辞退するメールを送ったものの返信がこないという場合は、折を見て再度辞退メールを送りましょう。これは、予想されるトラブルを防ぐためです。
人材派遣会社は、多くの応募者や企業とやり取りをしています。そのため、辞退メールに対する返信が遅れることは珍しくありません。
しかし、返信を受け取らないままにしておくと、あなたの辞退意思が伝わらなかったり、誤解されたりする可能性があります。すると、次のようなトラブルに巻き込まれるかもしれません。
【人材派遣会社から連絡が来る】
面接を辞退するメールを送っても返信がこない場合、人材派遣会社の担当者はあなたの辞意を把握していない可能性があります。その場合、人材派遣会社はあなたが面接に来るものと思って連絡をしてくるかもしれません。
あなたがその段階で辞退したことを伝えると、会社側は不快に感じたり、不信感を抱いたりする可能性があります。完全にあなたに非があるわけではないとしても、これはトラブルの一種だと言えます。
あなたが最初に辞退メールを送ったことを証明できるように、送信履歴や画面キャプチャなどの証拠を残しておけば、こうしたトラブルが発生しても責任は回避できるでしょう。しかし、それなら最初から辞退メールを送りっぱなしにせず、返信がこない場合はリマインダーメールや電話などで確認しておくのがベストです。
【人材派遣会社からの信用失墜】
人材派遣会社に面接を辞退するメールを送っても返事が来ないまま放置しておくと、人材派遣会社からの信用を失う可能性があります。
人材派遣会社は、面接予定者に対して仕事内容や条件などの情報提供やサポートを行っています。しかし、面接予定者が辞退したことを会社側が把握していなければ、無駄な労力や時間を費やすことになるでしょう。
その結果、会社側は面接予定者に対して不満や不信感を抱くかもしれません。また、人材派遣会社が他の仕事や求人情報を紹介しなくなるおそれもあります。
これらは、将来的に同じ人材派遣会社から仕事を探したい場合や、他の人材派遣会社に登録した場合にも影響する可能性があります。
【自分のキャリアに影響】
面接を辞退するメールを送って、返事が来ないままだからといって確認しないままでいると、巡り巡って自分のキャリアに影響する可能性があります。
人材派遣会社は、面接予定者の履歴書や職務経歴書などの情報を保有しています。しかし、面接予定者が辞退したことを会社側が把握していなければ、その情報を更新しないかもしれません。
すると、面接予定者の情報が古くなったり、誤ったりする可能性が出てきます。
人材派遣会社は、その情報を他の派遣会社や派遣先企業と共有することも考えられます。情報が誤っていると、将来的に自分のスキルや経験をアピールしたい場合や、他の仕事や求人情報に応募したい場合に悪影響を及ぼしかねません。
面接日前日までに返事がなければ電話連絡しましょう
人材派遣会社の面接を辞退するメールを送っても返信が来ず、さらに再度辞退メールを送っても返事がこないまま面接日の前日になってしまったら、その段階で電話連絡をすることも検討しましょう。辞退メールを送っても返信がこない場合、担当者にメールが届いていない可能性もあります。例えば、以下のような事情が考えられます。
【送信した側の問題】
メールアドレスは一文字でも間違えると届きませんので、送信前に必ずメールアドレスを確認しましょう。また、送信後にエラーメールが届いていないかも確認して下さい。
【人材派遣会社の担当者側の問題】
人材派遣会社の担当者が休暇や出張中であれば、あなたの辞退メールを見ることができないことも考えられます。その場合、担当者は自動返信メールを設定していることもありますが、全てがそうとは限りません。
さらに、これは先方のメール設定の問題ですが、こちらがメールアドレスを間違えていないとしても、セキュリティソフトによってはあなたのメールが迷惑メールと判断されて担当者の迷惑メールフォルダに入ってしまうことがあります。その場合、担当者はあなたのメールに気付かないため、返信がこないのかもしれません。
以上のようなケースの場合は、再度辞退メールを送っても意味がないことも多いです。そこで電話連絡をすることで、担当者に直接あなたの辞退を伝えることができます。
では、電話連絡をする際はどのような点に注意すべきかを以下で解説します。
【電話番号や担当者名を確認する】
電話番号や担当者名は人材派遣会社のホームページや求人情報から確認できます。また、前回会った折に名刺をもらった場合はそれを参照して、くれぐれも間違った番号や人物に電話しないように注意して下さい。
【辞退理由と謝罪を伝える】
電話連絡はあなたの印象を左右するものなので、丁寧な言葉遣いと態度で辞退理由と謝罪を伝えることが大切です。面接の辞退理由は具体的かつ正直に伝えてください。
例えば「他の仕事に内定が出たため」「家庭の事情で仕事を控えることになったため」という形で述べるようにしましょう。また、辞退によって人材派遣会社や派遣先企業に迷惑をかけることも謝罪して下さい。
「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが」「ご期待に添えなくて申し訳ございませんが」という言葉遣いが適切です。
【辞退メールを送ったことを伝える】
電話連絡の中で、あなたが辞退メールを送ったことも伝えるようにして下さい。これは、あなたの辞退意思が変わっていないことや、メールの不具合があった可能性があることを伝えるために必要なことです。
「先日、辞退メールを送りましたが、返信が来なかったので電話させていただきました。」「辞退メールは○月○日に送信しましたが、届いていなかったでしょうか。」という形で告げましょう。
メールと電話を適切に使い分けましょう
人材派遣会社の面接を辞退するメールを送っても返信がこない場合の対処法は、メールと電話を適切に使い分けるということです。以下ではその使い分けのポイントを3つ解説します。
【メールは早めに送る】
辞退メールを早めに送ることは非常に重要です。なぜかというと、早めに辞退の意志を示すことは、人材派遣会社に対して礼儀と思いやりを示すことでもあるからです。
面接を含む選考プロセスは時間とリソースを必要としますし、採用担当者や人事部門は候補者の選考に多くの労力を費やしています。そのため、あなたの辞退を早く知ることで、彼らは無駄な手間や時間を削減し、他の有望な応募者に焦点を当てることができるようになるでしょう。
さらに、早い段階での辞退は、人材派遣会社との良好な関係を築くことにもつながります。後々、異なる仕事のチャンスが訪れた場合、早めにキャンセルしたことによる対応が良かったことで好印象を与えられていれば、優先的に考慮される可能性が高まるかもしれません。
【基本的にメールは返信が来るまで待つ】
辞退メールを送った後は、基本的に返信が来るまでしばらく待つことが大切です。返信メールというのは軽いものではありません。
人材派遣会社から見れば、あなたの送ったメールは「届」や「願」の書類と同じ重みを持つもので、それによってあなたの意志をはっきり確認します。少しの間返事が来ないからといって、軽々しく何通も連続して送ってはいけません。
先方では、そのメールの内容をよく吟味している可能性もあります。そのまま待って無事に返信メールが来れば、あなたの辞退が正式に受理されたことになります。
ちなみに、返信メールが「届」や「願」などの書類と同じ重みを持つということは、送った記録があれば大変重要な証拠となることを意味します。そのため、あなたも、また人材派遣会社も、メールを送信した・あるいは受理したという記録は、トラブル防止のためにしっかり残しておきましょう。
【電話は返信メールがこない場合にする】
辞退メールを送っても返信メールがこない場合は、電話連絡することも検討したほうがいいと前述しました。電話連絡は、メールよりも直接的かつ確実に相手とやり取りできる方法です。
電話連絡をすることで、人材派遣会社の面接担当者にあなたの辞退を直接伝えることができますし、また担当者の反応や返答をすぐに確認することができるでしょう。
また電話をかけることで、メールの不具合をカバーすることが可能です。例えばメールアドレスを間違えたり、迷惑メールフォルダに入っていたり、担当者が休暇や出張中だったりする場合はメールが届いていないかもしれません。
そのような場合に、辞退メールを送ったことを改めて伝えることができます。
（まとめ）人材派遣の面接の辞退メールに返信がこない場合は？
1.もう一度メールを送ってから電話連絡をすることも検討しましょう
面接辞退メールに返信がない場合は、まず宛先を確認してしばらく待ちましょう。一週間後も返信がなければリマインダーメールや電話で連絡し、担当者に辞退メールの送信日時と辞退する旨をあわせて伝えて下さい。
2.きちんと連絡を取らないとトラブルに発展することがあります
面接の辞退メールに対する返信がない場合、担当者が辞退する意向を知らない可能性があるため再度確認が必要です。放置すると会社は面接に来ると思い込む可能性があり、企業側の労力も無駄になるかもしれません。
3.面接日前日までに返事がなければ電話連絡しましょう
面接辞退メールに返信がないまま面接日前日に至った場合は電話連絡が有効です。電話番号や担当者名を確認し、礼儀正しい態度で辞退理由と謝罪を伝え、辞退メールを送った旨もきちんと伝えましょう。
4.メールと電話を適切に使い分けましょう
人材派遣の面接を辞退する場合は、メールと電話を適切に使い分けることが大切です。メールは早めに送り、しばらく返信を待ちましょう。一定期間が経っても返信がなければ、電話で直接辞退を伝えて下さい。
